Assistant de direction (H/F)

69400 Villefranche-sur-Saône
CDI

A propos de Nous

Villefranche-sur-Saône, ville de 37 000 habitants, capitale du Beaujolais, est favorablement positionnée entre le vignoble beaujolais (Rhône) et les étangs de la Dombes (Ain). Située sur une voie de communication parmi les plus fréquentées d’Europe, elle se trouve à 30 minutes au nord de Lyon et à 1H30 de Paris par TGV (depuis Mâcon-Loché).

 Seule sous-préfecture du Rhône, Villefranche-sur-Saône possède tous les attributs d'une ville-centre qui revendique son identité propre : une Chambre de commerce autonome, une CPAM, une CAF, l'Hôpital Nord-Ouest, un Tribunal de Grande Instance, un Parc des Expositions…

S'appuyant sur son dynamisme commercial, sur la variété de ses équipements éducatifs, culturels et sportifs ainsi que sur la richesse de sa vie associative, Villefranche-sur-Saône  est en pleine croissance, au bénéfice de l'ensemble du secteur Beaujolais-Val de Saône dont elle est devenue le centre économique et administratif.

Votre mission, si vous l'acceptez

Assurer le suivi administratif et budgétaire du musée, en lien avec la direction du musée

  • Suivre le budget de l’établissement

  • Etablir les bons de commandes et rapprocher les factures sur le logiciel de suivi du budget et assurer les relations avec les fournisseurs

  • Suivre les dossiers d’assurance et transports des œuvres prêtées ou en dépôt, des œuvres empruntées

  • Saisir ponctuellement les points à l’ordre du jour du conseil municipal et les rapports associés dans le logiciel dédié

  • Suivre les envois des dossiers à la DRAC et au service des musées de France pour les commissions acquisitions et restaurations d’œuvres

  • Suivre les demandes de subvention auprès de la DRAC et de la Région et envoyer les comptes d’emploi (justificatifs, factures)

  • Assurer le suivi des archives avec la référente archives du musée

 

Assurer le secrétariat du musée

  • Saisir et mettre en forme des courriers, documents administratifs

  • Traiter et diffuser les courriers électroniques

  • Assurer le standard téléphonique avec l’accueil (2 jours/semaine)

  • Surveiller le stock de fournitures de bureau et assurer les commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs

  • Rédaction de compte-rendu de réunion

 

Assurer le lien RH avec la DRH de la Ville

  • Suivre les plannings de l’équipe, titulaires et vacataires (en fonction des absences, congés), pour assurer une ouverture au public du musée aux jours et heures prévus

  • Transmettre les ordres de mission et les justificatifs de déplacements des agents

 

Participer à la communication et la diffusion des informations (30%)

  • Envoyer aux journalistes de la presse locale les actualités du musée, en lien avec le service communication de la Ville (envois pour les vernissages et envois mensuels des événements)

  • Rédiger des petits communiqués de presse (acquisitions, prêts d’œuvres, activités enfants, animations, activités artothèque)

  • Assurer la gestion du stock et du planning de distribution des dépliants de communication du musée

  • Programmer des publications pour alimenter les réseaux sociaux du musée, en lien avec le service des publics

  • Mettre à jour les fichiers postaux, éditer des étiquettes et préparer les envois (2 fois/an, pour les vernissages des expositions), en lien avec l’agent d’accueil et de billetterie

 

Participer à la réflexion et à la mise en œuvre du projet culturel de territoire, du projet scientifique et culturel et du projet de service du musée

  • Apporter sa contribution aux projets quant aux missions d’accueil, d’organisation administrative et de communication du musée.

Sujétions spécifiques : Présence ponctuelle aux inaugurations (2fois/an)

Rémunération :

Rémunération statutaire + RIFSEEP
Prime annuelle (1593,24 € brut annuel) & avantages sociaux (tickets restaurants, CNAS)

Temps de travail et congés : 38h sur 5 jours (25 jours de CA + 16,5 jours de RTT)

Organisation de la procédure de recrutement :

Date limite de candidature : 31 aout 2024

Sélection des candidatures : 5 septembre 2024

Entretiens : 12 septembre 2024

N'hésitez pas à adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative, au plus tard le 31 aout 2024 via notre page Carrière : La Ville de Villefranche-sur-Saône recrute ! | Mairie Villefranche sur Saône (nous-recrutons.fr)

Le profil idéal, selon nous

  • Titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou du concours de la Fonction Publique

  • Connaissances :

    • Fonctionnement de la Fonction Publique

    • Procédures administratives et financières pour les dossiers DRAC

    • Règles de comptabilité publique

    • Finance publique

    • Réseaux sociaux

    • Logiciels bureautiques et financiers (e-sedit, air délibs)

  • Formation :

    • BTS gestion PME/PMI

  • Compétences :

    • Techniques d’orientation téléphonique

    • Techniques et outils de communication

    • Capacités rédactionnelles et de synthèse (courriers, communiqués de presse…)

  • Qualités personnelles :

    • Sens de l'organisation

    • Rigueur

    • Réactivité

    • Sens de la communication

    • Autonomie

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    En postulant à une offre d’emploi de la Ville de Villefranche-sur-Saône, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à recrutement-villefranche@villefranche.net.