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Villefranche-sur-Saône, ville de 37 000 habitants, capitale du Beaujolais, est favorablement positionnée entre le vignoble beaujolais (Rhône) et les étangs de la Dombes (Ain). Située sur une voie de communication parmi les plus fréquentées d’Europe, elle se trouve à 30 minutes au nord de Lyon et à 1H30 de Paris par TGV (depuis Mâcon-Loché).
Seule sous-préfecture du Rhône, Villefranche-sur-Saône possède tous les attributs d'une ville-centre qui revendique son identité propre : une Chambre de commerce autonome, une CPAM, une CAF, l'Hôpital Nord-Ouest, un Tribunal de Grande Instance, un Parc des Expositions…
S'appuyant sur son dynamisme commercial, sur la variété de ses équipements éducatifs, culturels et sportifs ainsi que sur la richesse de sa vie associative, Villefranche-sur-Saône est en pleine croissance, au bénéfice de l'ensemble du secteur Beaujolais-Val de Saône dont elle est devenue le centre économique et administratif.
La Direction de l'Accueil et de la Relation Usager (DARU) recrute un adjoint administratif (catégorie C). Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.
Rattaché(e) au Responsable du service Titres et Démarches administratives, vous accueillez et accompagnez le public dans tous les actes de la vie civile et assurez la tenue administrative des registres.
Les missions principales sont les suivantes :
1 - Contribuer à la délivrance de prestations et actes administratifs conformes à la règlementation :
En garantissant la confidentialité et de l’authenticité des actes et le contrôle de l’identité des usagers lors de la remise des titres d’identité sur le périmètre TITRES IDENTITE / DEMARCHES ADMINISTRATIVES :
carte nationale d’identité et passeport
d’attestation d’accueil
recensement citoyen obligatoire
inscription sur les listes électorales
duplicata de livret de famille
copies d’acte d’état civil
légalisation de signature, certification conforme et certificat de concubinage
2 – Contribuer à la délivrance de prestations et à l’encaissement des recettes correspondantes sur le périmètre guichet famille :
inscriptions scolaires
constitution et mise à jour des dossiers annuels uniques (DAU)
inscriptions aux différentes activités proposées par le service jeunesse
inscriptions aux temps périscolaires
inscriptions à la restauration scolaire
Lors d’un entretien au guichet avec l’usager :
recueillir et enregistrer la demande de l’usager
pré-instruire ou instruire la demande
délivrer la prestation ou remettre le titre à l’usager
mettre à jour le statut de la demande
clôturer, classer et archiver la demande
En back office :
Instruire les télédemandes et demandes courriers et gérer les échanges avec l’usager via les interfaces dédiées
suivre l’avancement et mettre à jour les dossiers
traiter les demandes de compléments de dossier
gérer les échanges avec les partenaires
gérer la boîte mail fonctionnelle du service, générer les réponses sur le périmètre maîtrisé
enregistrer la réception des titres
enregistrer les pointages des consommations aux différentes prestations famille
collecter les commandes de repas et les transmettre au prestataire
3 - Contribuer à la satisfaction des usagers :
assurer un accueil courtois
accompagner, renseigner et conseiller l’usager dans ses démarches
communiquer à l’usager le statut de son dossier
veiller aux conditions d’attente des usagers et aux délais de traitement
Rémunération :
Régime indiciaire du cadre d'emploi d'Adjoint administratif + C3 (Ifse mensuelle 225) + Complément indemnitaire annuel (320) et prime annuelle (1593,24)
Tickets restaurant, adhésion au CNAS
Temps de travail :
37h sur 4,5 jours (22,5j de congés annuels + 9 jours de RTT + 3 jours de pénibilité au prorata du temps effectif sur l'année)
Contraintes et environnement :
Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risque de conflits
Horaires réguliers avec amplitude variable
Travail 2 samedis matins sur 3 (9h - 12h)
Déplacements au domicile des usagers
Moyens mis à la disposition :
délégation de signature (légalisation / certification conforme)
délégation de fonction Officier d'État Civil (OEC) – PARTIELLE : délivrance copie d’acte d’état civil
habilitation Titres Electroniques Sécurisés (TES)
habilitation Répertoire Électoral Unique (REU)
mandataire de la régie de recettes du guichet famille
habilitation Consultation des Données Allocataires par les Partenaires (CDAP)
Pour plus d'informations, vous pouvez contacter Emmanuel RUPPLI, manager de transition de la DARU : eruppli(arobase)villefranche.net
Connaissances
Connaître la règlementation encadrant la délivrance des titres d’identité
Connaître et appliquer les règles de délivrance des actes d’état civil
Maîtriser les notions sur la fraude documentaire / à l’identité
Connaître la législation sur l’autorité parentale
Connaître la règlementation en matière de transmission du nom de famille
Connaître des notions en matière du droit des étrangers
Connaître la règlementation en matière de délivrance des attestations d’accueil
Connaître la règlementation en matière de recensement citoyen obligatoire
Connaître des notions du code de l’éducation (inscriptions scolaires) et carte scolaire
Connaître les règlements intérieurs, conditions d’inscription, de facturation des prestations famille, grille tarifaire
Rédiger un écrit, une réponse administrative
Maîtriser les techniques d’écoute, d’accueil et de régulation
Savoir faire
Maîtriser les différentes étapes d’un entretien avec l’usager au guichet
Expliquer à l’usager les modalités de traitement et de suivi de sa demande
Qualifier précisément la demande de l’usager, déterminer sa situation
Gérer un entretien conflictuel avec l’usager
Vérifier l’authenticité des pièces justificatives, contrôler l’identité des usagers
Maîtriser les SI POPULATION et ENFANCE
Maîtriser les interfaces des sites ANTS et du portail citoyens de la Ville
Maîtriser le fonctionnement des dispositifs de recueil des demandes TES
Maîtriser le fonctionnement de la plateforme GRC de BO « Espace agents »
Recueillir une demande de CNI et de passeport
Recueillir une demande d’attestation d’accueil
Enregistrer et instruire une demande de Recensement Citoyen Obligatoire (RCO)
Contrôler et transmettre les données RCO au Centre du Service National (CSN)
Enregistrer et instruire une demande d’Acte d'État Civil (AEC)
Recueillir et transmettre une demande de duplicata de livret de famille
Recueillir et enregistrer une demande d'Inscription sur les listes électorales (ILE)
Légaliser une signature et certifier conforme un document
Instruire un dossier annuel unique
Créer le dossier d’une nouvelle famille
Instruire le dossier d’une famille « recomposée », mettre en place un calendrier de garde alternée
Enregistrer une demande d’inscription scolaire / dérogation scolaire
Enregistrer les demandes d’inscription ACM, restauration scolaire, garderie, activités jeunesse…
Traiter les demandes d’inscription ACM (suivi des capacités, contrôle cohérence de données, envoi de mailing de confirmation)
Instruire une télédemande issue du portail famille
Collecter et transmettre les commandes de repas à la cantine
Collecter et mettre à jour le QF d’une famille
Déterminer et appliquer un tarif en fonction du QF de la famille
Editer et encaisser une facture
Effectuer une régularisation sur une facture
Pointer les présences des enfants aux activités
Savoir être
Rigueur
Prise de recul
Gestion du stress
Travail en équipe
Discrétion professionnelle
Diplomatie et courtoisie
Merci d'adresser votre candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative au service Emploi et développement des Compétences _ à la Direction des Ressources Humaines ou postuler en ligne : https://recrutement-villefranche.nous-recrutons.fr avant le 6 octobre 2023.
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